Azt nyilván mindenki tudja, hogy Excelben ha több cellát egyszerre kijelölünk (akár a bal egérgombot lenyomva tartva annak elhúzásával, akár a Shift gomb és a nyíl billentyűk használatával), akkor a cellatartalmakat kivágva (Ctrl+X) és beillesztve (CTRL+V) más helyre mozgathatjuk. Ilyenkor ugye azt is megfigyeltük nagy duzzogva, hogy a kivágott cellának nem csak a tartalma tűnik el a kiindulási cellákból, hanem a formázás is. Most biztos nagyban bólogattok: hányszor volt már olyan, hogy szépen kialakított, megformázott táblázat egy részét át kellett helyezni máshova, és ez felborította a formázást, mert a kivágott részről eltűntek a cellakeretek meg a színezés is. És formázhattátok újra a cellákat. Nálam rengetegszer előfordult már ilyen. A fentinél kicsit egyszerűbb megoldás, ha a kivágást követően a teljes átmozgatott tartományt kijelölöd és a formátumát visszamásolod az eredeti helyére. Legalábbis nálam ez a megoldás vált be leginkább.

De játszunk most egy kicsit a kijelöléssel. Álljunk rá egy cellára. Ezt ugye úgy jelzi nekünk az Excel, hogy vastag keretet rajzol a cella köré, ahol állunk és a jobb alsó sarkot egy kis négyzettel jelöli meg. Ha egérrel a kis négyzetre kattintunk, akkor a cella tartalmát másolhatjuk le annyiszor, ahány cellára ráhúzzuk. Viszont ha a művelet közben a Ctrl billentyűt is lenyomva tartjuk, akkor nem csak lemásolja a cella tartalmát az Excel, hanem meg is növeli az értékét 1-gyel – annyiszor, ahány cellára ráhúzzuk a kijelölést. (Ez alól kivétel, ha dátumot akarunk másolni, ott az érték megnövelése az alapértelmezett művelet és a Ctrl gomb lenyomása eredményezi az eredeti érték módosítás nélküli másolását).

De mi történik, ha nem a Ctrl, hanem a Shift gombot nyomjuk meg a másolással egyidejűleg? Akkor egy (vagy több) üres cellát szúrunk be az eredeti cella mellé/fölé/alá, attól függően, hogy merre és meddig húzzuk egérrel a keretet illetve a kis négyzetet. (Mert igen, azt korábban nem emeltem ki, hogy bár a kis négyzetünk a jobb alsó sarokban van, de ettől az még húzható bármely irányba.) Ha az a cella, amire így ráhúztuk az eredeti cella keretét, eddig nem volt üres, akkor a tartalom eltolódik ezzel az egy cellával, nem írja felül az Excel annak tartalmát. Érdemes itt figyelni arra, hogy a sorok és oszlopok tartalma hogy függ össze, nehogy nagyon összekuszáljuk a táblázatunkat.

Szóval amikor az Excel táblázatunkban elhúzzuk a kijelölést valamelyik irányba és elengedjük az egér gombját, akkor jobb oldalt meg fog jelenni egy kis ikon. Ez további lehetőségeket kínál nekünk arra nézve, hogy a kiindulási tartalomhoz képest mit szeretnénk látni a célcellában. Az ikon „Automatikus kitöltési lehetőségek” névre hallgat és lehetővé teszi, hogy a másolt cellákat formázás nélkül vagy formázással másoljuk illetve hogy csak a formázást magát alkalmazza arra a cellára, amit kijelöltünk. Tartalomtól és művelettől függően felajánlja még az Excel a cégcella adatsorral való kitöltését is. Ez utóbbi azt jelenti, hogy táblázatkezelőnk megvizsgálja a kijelölt cellát és ha azt meg tudja növelni 1-gyel, akkor megteszi. Megvan?

Akkor most térjünk rá arra a variációra, ha az Excel táblázatunkban nem egy, hanem több cellát jelölünk ki, mielőtt ezeknek a műveleteknek nekikezdenénk. Az eredmény talán gyanítható.

Jelöljünk ki a táblázatunkban tehát egynél több cellát, majd simán hosszabbítsuk meg a számsort a kijelölés elhúzásával. Mit kapunk? Igen, a számsor folytatódott a kijelölt rész logikáját folytatva. Ha úgy húzzuk el a kijelölést, hogy közben lenyomjuk a Ctrl billentyűt, akkor az Excel megismétli a kijelölt tartományban szereplő értékeket. Mégpedig annyiszor, ahányszor elfér a céltartományban.

Most pedig próbáljuk ki azt, ha nem a Ctrl, hanem Shift billentyűt nyomjuk le a művelet közben! Igen, ismét cellabeszúrás lesz az eredmény. Mégpedig továbbra is annyit fog beszúrni, ahány cellára ráhúztuk a kijelölést. Erre a műveletre ugyanis nincs hatással a kijelölt cellák száma. Felajánlja viszont az Excel ennél a mozzanatnál, hogy az újonnan beszúrt cellák formázása az új cella előtti vagy az azt követő cella formázásával egyezzen meg.

Hú, jó töményre sikerült. Szemléltetve nyilván sokkal egyszerűbb ezt elmagyarázni. Itt sajnos erre nincs lehetőség. Az Excel tanfolyamainkon viszont minden ilyen mozzanatot úgy magyarázunk el, hogy közben demonstráljuk is, hogy miről van szó. Úgy sokkal egyszerűbb megérteni, hogy miről is van szó. Remélem ennek ellenére hasznosnak bizonyulnak ezek az információk és egy-ketten közületek talán néha profitál abból, hogy végigolvasta ezt a két nem rövid bejegyzést. (Bizakodom, hogy azért van olyan közületek, aki végigolvasta…)

Megpróbálok legközelebb egy kicsit egyszerűbb témával jelentkezni. :)

Tegyük fel, hogy Excelben több cella tartalmát akarod beszorozni egy bizonyos számmal, úgy, hogy az eredmény ugyanabba a cellába kerüljön, mint az eredeti. El tudod képzelni a szituációt? Mindenképpen szeretném, ha olyan helyzetet oldanák fel, ami életszerű. Nem kreálni szeretnék problémát, amit aztán megoldunk, hanem valós problémákra szeretnék megoldást a kezedbe adni – ebben a bejegyzésben éppen az Excel segítségével.

Jelen esetben mondjuk arra a helyzetre hozok megoldást, ha például készítettél egy Excel táblázatot, amiben nettó összegeket rögzítettél, mert mondjuk cég lévén mindig a nettó összegekkel számolsz. Aztán a munka előrehaladtával rájössz, hogy jobb lenne bruttó összegeket írni mindenhova. Például azért, mert az ügyfeleid magánemberek, akiket viszont csak a bruttó összegek érdeklik.

De mondok egy másik példát is. Az adminisztrációd részeként egy kalkulációt állítasz össze, amihez mondjuk havi kiadásokat összegzel egy Excel táblázatban. Kialakítod szépen magadnak a táblázatot, megformázod, beképletezed mindenhol, ahol szükséges. És amikor már jó sokat dolgoztál egyszer csak meggondolod magad: szeretnél mégis inkább éves összegeket szerepeltetni a táblázatban, a havi összegekből következtetve az éves költségekre. Ezért kénytelen vagy felülírni a jelenlegi számokat annak éves megfelelőjével.

A megoldás mindkét esetben ugyanaz lesz. Mégpedig anélkül fogod tudni módosítani a számokat, hogy új oszlop beszúrásával sikeresen szétbombáznád a szépen kialakított kinézetét a táblázatodnak. A célod eléréséhez egyszerűen írd be az Excel munkafüzetben egy tetszőleges cellába azt a számot, amivel meg szeretnéd szorozni a többit. (A fent említett példák első esetében (Magyarországon) ugye 1,27-et, míg a második példa esetében 12-t írunk a kiszemelt cellába.) Jelöld ki ezt az egy cellát és másold (Ctrl+C vagy jobb gomb és "Másolás"). Ha ez megvan, akkor jelöld ki mindegyik cellát, amit meg szeretnél szorozni az imént megadott értékkel és kattints jobb egérgombbal a kijelölt terület egyik részére. Ezt követően a felugró menüsorból válaszd ki az "Irányított beillesztés" lehetőséget és az ezután felugró ablakban a "Művelet" szekcióban jelöld be a "Szorzás" műveletet. Amikor rányomsz az "OK" gombra, az Excel a kijelölt értékeket lecseréli a beszorzott értékekre. És már készen is vagy.

Nem kellett további sorokat vagy oszlopokat beszúrni a szépen megszerkesztett Excel tábládba, hogy utána megint tördelhess át minden tartalmat annak érdekében, hogy előnyösen jelenjen meg akár a nyomtatás során vagy egy prezentáció alkalmával. Gyors és fájdalommentes megoldással tudtad korrigálni az értékeket.

Remélem tudtam új információval szolgálni ebben a bejegyzésben. Hamarosan jövök újabb tippel, hogyan egyszerűsíts bonyolultnak tűnő feladatokat.

Addig is felhívnám figyelmedet Facebook és Insta bejegyzéseimre, ahol rendszeresen teszek közzé információkat, hívlak meg eseményekre, amik szintén azt a célt szolgálják, hogy minél hatékonyabbá tegyük a mindennapos adminisztráció folyamatát.

További tippekért olvasd el a többi bejegyzésemet is itt a honlapomon is.
#ExcelTippek #bizdrank #HatékonyAdminisztráció

A legalapvetőbb billentyűkombináció, amit szinte mindenki ismer, az a Ctrl+C / Copy vagy másolás funkció és ennek a párja a Ctrl+V / Paste vagy beillesztés. Ez majd minden programban így működik és sokkal gyorsabb, mintha jobb egérgombbal kattintunk és a Másolás illetve Beillesztés parancsot választjuk ki. Hát még akkor, ha netán úgy akarnánk megoldani a feladatot, hogy a kezdőlapon megkeressük a Másolás illetve Beillesztés ikont.

Itt azonban még nem ér véget a történet. Excel esetében még rengeteg más lehetőségünk is van – pláne, ha képletekkel dolgozunk. Ebben az esetben ugyanis nagyon jól tesszük, ha tüzetesebben szemügyre vesszük az Irányított beillesztés lehetőségét.

Ha szeretnénk például úgy elküldeni egy Excel táblát, hogy a másik fél ne lássa, hogy hogyan jutottunk az eredményekhez (például ne lássa a beszerzési árainkat vagy a szorzóinkat, amikkel kalkuláltunk) akkor másolás után a beillesztéskor válasszuk az „Értékek beillesztése” lehetőséget. Így anélkül tudjuk törölni a képletet vagy éppen a részértékeket tartalmazó cellákat, hogy nem vész el a végeredmény.

Az opciót elérjük, ha jobb gombbal a beillesztés helyére kattintunk és azt a vágólap ikont választjuk ki, amelyiknél a kis „123” szerepel. Ha pont ellenkezőleg, a képletet szeretnénk másolni érték és formázás nélkül, akkor pedig ugyanígy eljárva az „fx” kiegészítéssel ellátott vágólap ikont kell választanunk. Lehet tovább játszadozni, és felfedezni a többi ikon funkcióját is, mert van még bőven. Tudunk beilleszteni ugyanígy formázást, el tudjuk fordítani a képletünket vízszintes irányból függőlegesbe és még sorolhatnám.

Remélem hasznosnak találtad a bejegyzést. Hamarosan jönnek további tippjeim is. Ha kérdésed van, akkor nyugodtan keress meg, szívesen segítek!

Összeszedtem egyetlen oldalon az Outlookban (is) használható billentyűkombinációkat. Akár kinyomtatva ki is teheted magad mellé így gyorsítva a munkádat.

Gondolj bele, mennyi időt spórolhatsz meg, ha nem kell végigkattintgatni minden egyes menüpontot az egyes parancsok előhívására, ha mindössze pár billentyű lenyomásával elérheted ugyanazt az eredményt.

A későbbiekben tervezem ugyanígy összeszedni a billentyű-kombinációkat más programok tekintetében is. Jelzem itt is majd, ha elkészítettem az Excel, Word stb. gyakran használt programokban működő kombinációkról is az egy oldalas összeállítást.

Ha szeretnéd, vedd fel velünk a kapcsolatot emailen vagy Messengeren, és már küldjük is.

Sziasztok!

Kivételesen nem a levelezésről szeretnék mesélni. Egy váratlanul pozitív élményről szeretnék Nektek beszámolni.

Vállalkozásba kezdtem és ezzel kapcsolatban rábukkantam a NAV oldalát böngészve arra a 2 lehetőségre, amiről úgy gondoltam, Nektek is tudni kell!

Az egyik, hogy van egy éves Mentor programjuk. Minden induló vállalkozás regisztrálhat rá és segítenek az indulásban.

A másik nagyon hasznos és előremutató lehetőség pedig egy egyszeri alkalomra szóló mentorálás.

Én első körben erre neveztem be és nagyon nagyon hálás vagyok az ügyintéző hölgynek a segítőkészségéért. Sok mindent megtudtam Tőle.

Ha felveszed a kapcsolatot velünk emailben vagy Messengeren, akkor szívesen segítünk Neked is, hogy megtaláld az erre vonatkozó információkat!

Sziasztok!

Elindítottam a posztokat a Facebook profilomban és az újonnan létrehozott Insta-fiókban is. Ezeknek a linkjét a bejegyzés végén is megtalálod.

Igyekszem rendszeresen hasznosabbnál hasznosabb információkkal szolgálni a mindennapi irodai munka felgyorsítása érdekében.

Az Insta, mivel teljesen új, nem aratott túl nagy sikert, de remélem ez még változni fog – hiába a posztolással kapcsolatosan még bőven van mit tanulnom.

Facebook elérhetőségem: https://www.facebook.com/oltvaigalambos.krisztina

Instagram-profilom pedig: https://www.instagram.com/bizd.rank.hu/

Ha van kedved, kövess be!

Üdvözöllek a honlap blogjai között!

Itt sok érdekes információt tervezek megosztani a látogatók között. Olyan dolgokat, amik segítenek Nektek a napi irodai feladatok nem kis kihívásokat elénk állító megpróbáltatásait leegyszerűsíteni.

Remélem hasznosnak találjátok majd Ti is a bejegyzéseimet. Örömmel veszem, ha ti is adtok ötletet, miről írjak. Miről olvasnátok szívesen. Mi az, ami problémát okoz Nektek az irodai hétköznapokban.

Ezt előre is köszönöm Nektek!